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2011年1月3日 星期一

邁向 精實IT 的八大步驟

從1980年起,"精實"生產這個概念便深深影響許多企業營運的方法,並幫助他們在產業中獲得生存及茁壯。而在製造業裡的"精實",便代表著要讓事情更簡單、更快速、更好以及更便宜。

而在IT裡,也可以讓管理及導入變得更簡單、更快速、更好以及更便宜嗎?看起來現今的企業IT管理體系已過度膨脹並被破壞。每年有數百萬美元的費用被浪費在未曾使用過的技術或專案上,甚至把企業流程變複雜了。

過去讓製造業成功的"精實"概念,是否也適用於各種產業的IT管理呢?

Steve Bell與Michael Orzen在他們的最新著作中表示,精實概念也適用於IT管理。而企業從中獲得的好處遠超過降低軟體開發的成本,還可以讓企業更貼近消費者。就如同他們所提出的,精實IT不僅僅是工具與規定的改變,是一種深度行為與文化的改革,可讓組織中的每個人去思考如何創造及傳遞有價值的資訊給消費者。

以下是他們提出的8項建議

1) 從IT自行運作開始:一個進步的IT單位可以從內部開始面對精實的變革,即使大部份的企業並未要求。實際進行之後,IT可能看到的好處便是精實軟體開發以及資訊技術基礎架構庫(ITIL)。
感想:個人上過也考過ITIL,我認為對一個IT部門來說,ITIL是有很多地方可以把IT Value表現給企業各階層(不管是CEO、各SBU主管),把IT Value量化是IT部門很重要的一項工作,不然IT部門只會淪為企業的Support team,要讓企業各階層知道IT的重要性,尤其是在企業流程自動化及流程改造,IT是主角不是配角(前提是CIO本身要夠積極)


2) 建立緊急的觀念:也稱"生死關頭" (burning platform),也就是說必須提出相當有力的論點,讓組織不得不從頭改變起。
感想:CIO的溝通力在企業部門佔了舉足輕重的角色,本身的Domain knowledge及Knowhow要足夠外,也要具備相當的社交能力,因為不是只有單單說服CEO,還需要在關鍵時刻找尋盟友協同作戰的能力。


3) 成立精實領導團隊:指派主導改變的代表並向員工說明,以確保IT同仁可以好好表現。並且需要定期召集小組以分享他們的經驗。
感想:雖然扁平式的組織架構更適合IT部份,但是在部門文化中,適時的授權,將權力下放或與屬下共同享受權力,可以激勵員工做得更好、更有企圖心以及發揮他們的想像力和創造力;IT部門更要重視知識分享及經驗學習,可以讓組織節省更多的內部成本(經驗傳承、人才教育),還可以讓內部溝通更有成效


4) 設計基本的工具:可以從這些基本的原則開始作起: A3思維(利用一至兩頁的流程圖,向員工解釋如何解決問題)、價值流程圖(分析產品的流程以及給消費者的訊息)、5S(分類、整理、清除、標準化、維持)、問題解決、決策形成、虛擬管理、標準化作業、溝通以及經驗學習。
感想:不管是IT流程或是企業流程,都需要幾個重點:簡單化、標準化,可以讓更多非IT專業人員瞭解IT,支持IT,IT的價值便會呈現出來,IT的價值是在使用者的認同,IT的目的就是提供使用者便利的服務,而非專業的服務,專業沒有人使用的服務是垃圾


5) 發起可快速致勝的引導式專案:選擇曾被成功解決過的問題當成初期專案,不要一開始就從最難的問題著手。
感想:從最簡單、最有機會成功、曾經成功解決及最可能吸引到目光的專案開始做,不要一開始設定太高標準的目標,要有連續成功的小專案爭取到更大的專案,循序漸進的成功讓CEO更有決心支持IT部門的行動方案、策略


6) 往企業面前進:透過網站、虛擬或實體圖書館、知識庫、協同工作或知識分享工具、教育以及訓練教材以增加成效。
感想:Knowledge repository,將公司知識資產電子化,建立Library,讓知識分享、協同運作,教育訓練皆有跡有尋,增加IT部門在企業的能見度,那怕是吃力不討好,最終會企業各階層瞭解到IT部門的重要性及習慣使用IT部門去做知識工作,皆時IT部門會更具有能量為企業帶來更多、更好的改變


7) 評估成效及了解價值然後接受:透過測量還有觀察整體趨勢,將會獲得一個非常明確的訊息,也就是精實的改革確實有著策略上的優先性。
感想:任何行動方案及策略需要量化可能的效益、風險,根據被量化出來的資料去考慮未來行動方針的可能性及優先順序


8) 整合所獲得的成果並且建立動力:互相溝通過程中的成功、失敗以及獲得的教訓,這些經驗將可建立信任及支援
感想:成功的經驗很重要,但是失敗的經驗更加重要,要瞭解為什麼失敗,可以降低下次再次失敗的機率;成功經驗要分享,失敗的經驗更要分享,記取失敗的經驗可以提昇下次成功的機率


就像作者所提到的,精實IT並不只是在已經相當緊湊的運作中導入一個新的程序,更重要的是,這是讓IT經理人與專家回過頭來重新評估他們的任務及角色定位。精實思考可以幫助IT單位中的每個人展現他們的領導能力及聚焦能力,不只是從個人內在,也可向外延伸至企業流程的改善,以避免浪費並帶給客戶更大的價值。

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